Do týmu AMPI hledáme člověka, který převezme každodenní administrativní zázemí organizace – od personálních dokumentů přes faktury a podklady pro účetnictví až po smlouvy, datovou schránku a provoz kanceláře.
Hledáme někoho, kdo má rád pořádek v dokumentech a procesech, dokáže si svou práci samostatně zorganizovat a hlídá, aby důležité administrativní úkoly nezůstávaly nedokončené. Potřebujeme člověka, který si umí aktivně vyžádat chybějící podklady a nemusí čekat na zadání každého jednotlivého kroku.
Pozice je vhodná pro někoho, koho baví být spolehlivým administrativním zázemím týmu a udržovat věci v chodu.
Nabízíme pracovní poměr v rozsahu 0,5–0,7 úvazku podle zkušeností, možností a preferencí vybraného člověka.
Co vás čeká
Budete zajišťovat každodenní administrativní chod organizace a spolupracovat s vedením AMPI, kolegy odpovědnými za provoz a finance, projektovými týmy a externí účetní.
Agendu vám budeme předávat postupně.
Personální administrativa
Budete:
- připravovat, evidovat a ukládat pracovní smlouvy, DPP, dodatky a další personální dokumenty,
- udržovat přehled o zaměstnancích a externích spolupracovnících, jejich úvazcích a platnosti dokumentů,
- připravovat podklady pro mzdy a kontrolovat jejich úplnost,
- evidovat pracovní dobu a související podklady,
- administrativně zajišťovat nástupy a odchody zaměstnanců a externích spolupracovníků,
- hlídat termíny povinných školení, například BOZP a PO,
- poskytovat administrativní podporu při výběrových řízeních a komunikaci s uchazeči,
- hlídat podpisy, termíny a úplnost personální dokumentace.
- Finanční administrativa
Součástí vaší práce bude:
- evidence přijatých a vydaných faktur, účtenek a dalších účetních dokladů,
- kontrola úplnosti dokladů a jejich správného přiřazení k projektům a činnostem,
- dohledávání chybějících dokladů a údajů,
- příprava podkladů pro externí účetní a běžná komunikace s účetní,
- evidence pokladny a pokladních dokladů,
- příprava schválených plateb a vedení přehledu o jejich stavu,
- kompletace účetních dokladů pro projektová vyúčtování, kontroly a audity.
- Smlouvy, dokumenty a provoz kanceláře
Budete také:
- spravovat datovou schránku a předávat zprávy odpovědným kolegům,
- evidovat smlouvy, zajišťovat jejich podpisy a ukládat finální verze,
- zajišťovat příjem, evidenci a odesílání pošty,
- udržovat pořádek ve sdílených složkách a administrativních dokumentech,
- vést základní provozní evidenci,
- objednávat kancelářské a provozní potřeby,
- poskytovat běžnou administrativní podporu týmu.
- Důležitou součástí pozice je také hlídání celého administrativního systému. Budete udržovat přehled o termínech a rozpracovaných úkolech, kontrolovat, zda byly dokumenty podepsány, odeslány a správně uloženy, a aktivně připomínat chybějící podklady.
Očekáváme také, že budete postupně pomáhat administrativu zpřehledňovat – například pomocí jednoduchých tabulek, vzorů, přehledů a checklistů – a upozorníte na opakující se problémy nebo rizika.
Jaké znalosti a dovednosti byste měli mít
Hledáme člověka, který:
- má zkušenost s kancelářskou, personální nebo finanční administrativou,
- orientuje se v práci s fakturami, účetními doklady, smlouvami a evidencemi,
- dobře ovládá tabulkové nástroje a prostředí Google Workspace,
- má výbornou češtinu a dokáže srozumitelně komunikovat písemně i ústně,
- pracuje pečlivě, systematicky a umí dotahovat úkoly,
- dokáže si samostatně organizovat opakující se administrativní práci a hlídat termíny,
- umí aktivně dohledávat chybějící informace a podklady,
- zachází diskrétně s osobními, personálními a finančními údaji,
- dokáže rozpoznat, co může vyřešit samostatně a co už vyžaduje rozhodnutí odpovědného kolegy nebo vedení.
Hledáme člověka, který se nebojí ozvat, když něco chybí, a dokáže si administrativní agendu skutečně převzít za svou.
Výhodou bude, pokud budete umět
Oceníme, pokud máte:
- zkušenost s pracovními smlouvami, DPP, dodatky a další personální dokumentací,
- zkušenost s přípravou podkladů pro mzdy,
- zkušenost s fakturačním nebo účetním systémem,
- zkušenost s komunikací s účetními, úřady nebo institucemi,
- zkušenost z neziskové, projektové nebo menší organizace,
- základní orientaci v pracovněprávní a účetní administrativě.
Nemusíte splňovat všechno. Důležitá je pro nás především spolehlivost, pečlivost, samostatnost a schopnost udržet administrativu organizace v pořádku.
Co vám můžeme nabídnout
Nabízíme pracovní poměr v rozsahu 0,5–0,7 úvazku. Konkrétní rozsah nastavíme podle zkušeností, možností a preferencí vybraného člověka.
Mzda vychází z částky od 39 000 Kč hrubého při plném úvazku, tedy:
při úvazku 0,5 od 19 500 Kč hrubého měsíčně,
při úvazku 0,7 od 27 300 Kč hrubého měsíčně.
Konkrétní výši mzdy stanovíme podle rozsahu úvazku a zkušeností.
Dále nabízíme:
25 dnů dovolené,
4 sick days ročně,
stravenkový paušál,
příspěvek na telefon,
podporu dalšího vzdělávání,
při úvazku vyšším než 0,5 možnost částečné práce z domova u činností, které to umožňují,
kancelář v centru Prahy u metra Náměstí Republiky,
možnost využití firemní školky.
Pracovní dobu rozložíme do pravidelných pracovních dnů podle dohody tak, aby byla během týdne zajištěna dostupnost administrativní podpory. Vzhledem k charakteru pozice je její podstatná část spojená s přítomností v kanceláři.
Nástup
Předpokládaný nástup je 1. listopadu 2026, při vzájemné dohodě je možný i dřívější nástup.
Pokud jste pro nás ten správný člověk, ale můžete nastoupit až později, určitě se nám také ozvěte.
